비즈니스 영어 이메일 쓰기 #1 도입

출처 - 픽사베이 

그냥 이메일과 비즈니스 이메일은 어떻게 다를까? 

나도 남들 하는만큼 영어 좀 하는 것 같은데.. 그냥 생각나는대로 쓰면 되는거 아니야? 라는 생각이 있었는데, 막상 입사하고 비즈니스 이메일을 쓰다보니, 모국어인 한국어로도 쓰는게 어려웠다. 회사 메신저, 카톡, 밴드 등 다양한 커뮤니케이션 플랫폼들이 많지만, 이메일은 결코 비즈니스 상에서 뗄레야 뗄 수 없는 도구이다. 회사 동료들, 선후배들, 협력사 등과 수많은 메일을 주고 받았지만, 어떤 글은 일목요연하게 내용이 눈에 들어오는 반면, 어떤 글은 두서 없이 장황하여 그래서 도대체 결론이 뭔데? 라는 의문점을 갖게 하는 글도 있었다. 한국어로도 이런데 제 2 외국어로 내 의사를 정확하게 표현하기가 얼마나 힘들까? 비즈니스 영어 이메일 관련 서적도 많고 인터넷에 내용도 넘쳐나지만, 막상 내가 필요해서 검색해보면 다양한 표현들 중 어떤 것이 좀 더 정확한 것인지, 어떤 표현이 더 멋스러운지 등 결정을 못하는 순간들이 오고, 또 그 때 써먹고 잊어버려서 다시 찾는 등 순간들이 있어서 관련 내용을 기록을 해보려고 한다. 지극히 주관적인 생각을 바탕으로 쓴 글이다. ^^;;

 

1. 제목에는 회사명, 메일의 목적이 들어가게 한다. 

    ex) [COMPANY NAME] Company Introduction, ABC Product list and QnA about the product S 

 

일을 하다 보면 보통 단어 하나 띡 써놓은 이메일들을 받을 때가 있다. 예를 들어 Inquiry 이렇게 하나만 있는 것이다. 더 나은 경우는 Product Inquiry 다. 근데 입장을 바꿔서 생각해보면, 일을 하는 사람들은 메일을 실시간으로 보지만, 바쁘다 보니 메일 제목만 슥 훑고 안에 내용을 다 보지 않는 경우가 많다. 심지어 메일함에 몇 백개씩 쌓여 있는 사람에게 저러한 제목의 메일을 보낸다고 생각해보자. 과연 읽어나 볼까? 

이메일의 제목은 비즈니스의 첫 단추를 성공적으로 이끌 것이냐 아니냐의 관건이 될 수 있는 아주 중요한 항목이다. 그래서 나는 보통 [회사이름]을 괄호 안에 써주고, 메일 내용의 항목을 적는다. 제목만 봐도 '아 얘가 이런 말을 하려고 메일을 썼구나~' 라는 것을 느낄 수 있도록 말이다. 

 

2. 메일 내용은 간결하게! 서술형이 아닌 도식화(표), 1,2,3 등 번호 나열을 통한 내용 전달 

    ex) I am sending the documents that you mentioned last week. Please kindly check the list below. 

        1) Company Introduction 

        2) Market Research 

        3) Product List 

 

메일을 주고 받다 보면, 상대방의 글쓰는 성향을 쉽게 파악할 수 있다. 어떤 사람들은 주저리 주저리 서술형으로 내용을 나열하는 한 편, 어떤 사람은 도식화를 하여 전달한다. 물론 서술형 형식이 눈에 더 잘 들어오는 사람이 있을 수 있다만, 도식화, 순번을 매겨 내용을 정리하는 것이 글자를 죽 나열한 것보다 훨씬 한 눈에 파악하기가 쉽다. 한국어로 예시를 든다면, 아래와 같다.

 

① 안녕하세요. 지난번에 요청하셨던 회사소개서, 시장 자료, 단가표를 첨부파일로 전달 하오니 참고 부탁 드립니다. 

 

② 안녕하세요. 지난번에 요청하셨던 자료 하기와 같이 전달 하오니 확인 부탁 드립니다. 

    1) 회사 소개서 

    2) 시장 자료 

    3) 단가표 

    자세한 내용은 첨부파일 참고 바랍니다. 

 

① 과 ② 의 차이점이 느껴지는가? 간단한 예시로 든 것이지만, 앞에 설명해야 할 내용이 많거나, 소설처럼 말이 길어 진다면 읽는 사람은 금세 피곤을 느낄 수 있다. 또한 읽다 보면, 앞에 무슨 내용을 썼는지 잊어버리는 경우가 생길 수 있다. 

메일 내용은 간결하게, 서술형이 아니라 주요 내용만 뽑아서 작성하고, 추가 설명이 필요하다면 유선상으로 설명을 해 주는게 더 낫다. 

 

마무리를 어떻게 해야할 지 모르겠다. 사회 초년생 때, 이메일 하나도 제대로 못 써서 자책했던 경험이 있다. 다음에는 본문, 결론 마무리 짓기 등을 이어서 작성해봐야겠다.