비즈니스 영어 이메일 쓰기 #2 구성

어렸을 때 한 번쯤은 서론-본론-결론으로 글을 구성해야 한다는 점을 들어봤을 것이다.  모든 글에는 서론-본론-결론이 있어야지 읽는 사람도 편하게 볼 수 있다. 그럼 비즈니스 이메일에서도 똑같이 적용이 될까? 정답은 YES이다. 

 

0. 수신인 : 메일 수신자 풀네임 써주기 (처음에는) 

이름은 "성+이름" 으로 구성되는데, 처음 이메일로 인사드릴 때에는 풀네임을 써주는게 좋다. 더 예의바르게 느껴질 수 있다. 고객 미팅 후 네임카드를 받았으면, 그대로 써주는게 제일 좋고, 보통 우리가 쉽게 어디서든 볼 수 있는 영어 이름이 이름이 되는 경우가 많고, 이게 영어인가 라틴어인가 고개를 갸우뚱하게 만드는 알파벳 글자가 성으로 쓰이는 경우가 많다. 

ex) Dear, Steve Skrendes

 

1. 인트로 : 나를 제대로 알리기 

내가 어느 회사, 무슨 파트에 근무하는 누구인지, 누구의 소개로 이메일을 쓰게 되었는지 언급한다. 보통 cold mail을 제외하고는 직장 선후배 혹은 지인의 소개로 먼저 연락을 하는 경우가 많다. Cold mail의 정의는 위키피디아에서 말했듯이,

"A cold email is an unsolicited e-mail that is sent to a receiver without prior contact"이다. 사전에 아무런 정보 없이, 딱딱하게 제안을 한다라고 보면 된다. 콜드 메일을 통해서 비즈니스가 성사 되는 경우는, 특히 세일즈의 경우는 드물다. 콜드 메일의 가장 큰 특징은, 아래의 영문 문구에서도 알 수 있다. 

"Its aim is to get into a business conversation with that individual, rather than to promote a product or a service to the masses." 즉, 콜드 메일은 본격적으로 비즈니스 대화를 이어가기 전에 인토르 같은 개념인데, 이 메일에 광고성 내용이 너무 도드라진다면 수신자는 제목만 보고도 혹은 슥 훑고 바로 휴지통으로 넣어버릴지도 모른다. 

출처 - 위키피디아 

이야기가 샜는데, 결론적으로 인트로에서는 나의 소개를 정확하게 해주는 편이 좋다. 누구의 소개를 받아 이메일을 쓴다고 하면, 수신자 입장에서는 어? 내가 아는 사람이네 하고 메일을 한 번 더 자세하게 읽어볼 것이다. 

 

2. 서론 : 이메일을 쓰는 목적 

이메일을 쓰는 목적은 다양하다. 제품을 소개하기 위한 것인지, 이슈가 있어서 인지 등등 수많은 경우의 수가 있다. 우리는 직설적으로 말하는 것은 안 좋다고 배웠다. 상대방의 기분이 상하기 않게 돌려서 말해야 한다고 말이다. 하지만 바쁜 우리 직장인들에게는 직설적으로 이메일을 통해 얘기해주는 것이 좋다. 즉 서론에서 힘을 너무 뺴면 안된다는 말이다. 나는 이러이러해서 그래서 이메일을 쓰는 거야라고 돌리지 않고 말해 준다. 

ex) I am writing an email regarding on order #123456. 

 

3. 본론 : 중요 내용 서술, 명확하면서도 간단하게! 

본론에서는 중요 내용을 서술하지만, 서술형으로 길게 늘어지는게 아니라 간단하면서 명료하게 써야 한다. 앞서 말했듯이 순번을 정해서 얘기를 해준다던지, 표 삽입 등을 통해서 읽는이가 지루하지 않도록 가독성을 높여야 한다. 특히 직설적으로 나는 이러한 이유떄문에 이렇게 했으면 좋겠다 등 방향 제시, 문의 제기 등을 바로 해주는게 서로 무의미한 피드백 없는 이메일 교류보다 좋다. 

 

4. 결론 : 마무리도 중요합니다! 

어떠한 일을 하던지 끝맺음이 좋아야 한다고들 사람들은 말한다. 서론-본론에서 애쓰게 잘 했는데, 결론에 힘이 없다면 읽는 사람은 결국 앞의 내용은 다 까먹을 것이다. 다시 한 번 위의 본론 내용을 간단하게 언급하면서, 희망 사항 등을 적어주면 좋다. 보통 한국어로 '기타 문의 사항 있으시면 연락주세요' 라는 말을 끝맺음 말로 많이 쓰는 것처럼 비즈니스 영어 이메일도 동일하다.  

ex) If you have any further inquiry, please feel free to contact us. 

    I hope the attached file could help you understand our business model,